Sistem Informasi Manajemen

BAB I PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OLEH : NI PUTU EVA ARDIANI, SE, MM. Sistem adalah suatu rangkaian atau kemampuan-kemampuan yang dirancang untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana, atau suatu rangkaian prosedur yang merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan suatu fungsi. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan system adalah sebagai berikut : 1. system dengan menekankan pada prosedur; mendefinisikan system sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyeleseikan suatu sasaran tertentu. 2. system dengan menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan ini akan memudahkan mempelajari suatu system untuk tujuan analisis dan perancangan suatu system. Karakteristik System, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu system adalah sebagai berikut : 1. Komponen system; suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat berupa subsitem (serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu system). 2. Batasan system; ruang lingkup system merupakan daerah yang membatasi antara system dengan system yang lain atau system dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar system; lingkungan luar yang bersifat menguntungkan bagi perusahaan harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan yang merugikan harus tetap dikendalikan kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup system. 4. Penghubung system; media sebagai penghubung system dengan subsistem lain, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari yang satu ke yang lainnya . 5. Masukan System (input); energi yang dimasukkan ke dalam system dapat berupa pemeliharaan dan sinyal contohnya dengan memasukkan program mengoperasikan data untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran system (output); hasil data yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna berupa informasi yang bermanfaat bagi perusahaan untuk pengambilan keputusan yang tepat. 7. Pengolahan system (Process); suatu system yang misalnya mengolah data-data transaksi penjualan dalam suatu perusahaan sehingga menjadi informasi yang akurat dan dibutuhkan bagi pihak manajemen. 8. Sasaran system; suatu system memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi), jika tidak mempunyai system maka operasi system tidak ada gunanya. Subsistem akan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. Informasi dapat berupa data yang umumnya disebut bahan mentah, dapat berupa angka diproses dan diolah menjadi informasi sebagai pertimbangan untuk mengambil keputusan bagi sebuah perusahaan atau organisasi. Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari Planning, Organization, Actuating dan Controlling atau lebih dikenal dengan (POAC) yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan/direncanakan. SIM merupakan System Informasi yang menghasilkan keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses (biasanya menggunakan computer) sehingga data tersebut dapat menjadi sumber informasi yang penting untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Dengan melihat gambar dibawah ini diharapkan dapat lebih mudah dimengerti. Tujuan Umum SIM 1. Menyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa, produk dan tujuan lain yang dinginkan manajemen. 2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan. 3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut diatas, menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses untuk mengetahui informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah dan mengevaluasi kinerja (Informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Proses Manajemen. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas sebagai berikut : 1. Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mengisyratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut. 2. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplemetasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan. 3. Pengambilan keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut proses pengambilan keputusan, fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang telah dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Beberapa Jenis Sistem Informasi 1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA), system yang mencatat dan mengolah data akuntansi serta menyajikan informasi akuntansi. System ini mencatat pembelian, penjualan, pembayaran dan penerimaan kas. 2. Sistem Informasi Pemasaran, system yang mencatat dan mengolah data pemasaran serta menyajikan infomenyediakan informasi mengenai penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran dan semua yang berhubungan dengan pemasaran. Misalnya : laporan penjualan, marketing, biaya iklan dan lain sebagainya. 3. Sistem Informasi Produksi, system yang mencatat dan mengolah data produksi serta menyajikan informasi yang berhubungan dengan produksi. 4. Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS), pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan bangsa yang sedang membangun, system pendidikan yang baik ditunjang dengan fasilitas yang baik merupakan tantangan utama dalam usaha peningkatan pendidikan. SIMS adalah salah satu dari penyedia fasilitas pendidikan dalam menunjang kegiatan belajar mengajar dengan memanfaatkan teknologi informasi. Menurut James O’Brien pakar ahli ekonomi menggolongkan system informasi berbagai karakteristik adalah sebagai beikut : 1. Berdasarkan dukungan dan kegiatan perusahaan, informasi dapat digolongkan sebagai berikut : a. Transaction processing systems ( Sistem pemrosesan transaksi ), yaitu system yang digunakan untuk mencatat dan mengolah data tarnsaksi sehari-hari. b. Process control systems ( system pengendalian process), yaitu system informasi yang digunakan untuk menjamin agar berbagai proses dan kegiatan yang dijalankan perusahaan dapat berlangsung dengan baik. Apabila ada gejala-gejala penyimpangan maka system pengendalian akan segera mendeteksi secara cepat, sehingga gangguan dapat segera diatasi. c. Enterprise collaboration system ( system kolaborasi / perpaduan perusahaan) yaitu system informasi ynag dapat digunakan untuk menggabungkan keluaran berbagai system informasi yang dimilki perusahaan, sehingga manajer dapat lebih mudah menilai kinerja perusahaan. 2. Berdasarkan hubungan dengan dukungan pembuatan keputusan, system informasi dikelompokkan menjadi 3 kelompok sebagai berikut : a. Sistem Informasi Manajemen ( Management Information System ), yaitu system informasi yang menyediakan berbagai bentuk informasi melalui berbagai media (cetak maupun elektronik). System ini relative sederhana dalam manajemen untuk mengambil keputusan. b. Sistem pendukung keputusan (decision support system), system informasi yang mendukung manajemen dalam membuat keputusan dengan memberikan usulan atau perbandingan berbagai alternative jalan keluarnya. Data didapat baik dari dalam perusahaan (Internal) maupun luar perusahaan (Eksternal) c. Sistem informasi eksekutif ( executive information system), yaitu system informasi yang khusus ditujukan untuk para eksekutif dalam membuat keputusan- keputusan strategis. 3. Berdasarkan klasifikasi lain, system informasi dapat dilihat dengan berbagai cara, sehingga lebih banyak jenisnya sebagai berikut : a. Sistem pakar (expert System), yaitu system yang memilki kemampuan untuk menyimpan atau merumuskan keahlian seseorang sehingga bisa dipakai oleh orang lain. b. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management systems), yaitu system informasi yang digunakan untuk mngelola pengetahuan, sehingga pembuat keputusan yang baru tidak perlu belajar lagi. c. Sistem informasi strategis ( strategic informatioan system ), yaitu system informasi yang dirancang untuk menghasilkan berbagai informasi strategis, untuk membuat keputusan strategis pula. d. Sistem informasi bisnis ( business information system ), yaitu system informasi yang digunakan untuk menghasilkan berbagai informasi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. e. Sistem informasi terintegrasi ( integrated information systems ), yaitu system infornasi yang dirncang untuk memadukan berbagai system baik didalam maupun diluar perusahaan. Manfaat Sistem Informasi bagi Perusahaan Sistem informasi diperlukan oleh perusahaan untuk mengolah data menjadi informasi, sehingga berbagai pihak yang membuat keputusan, dapat menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan yang baik. System informasi yang baik adalah system informasi yang dengan sengaja dirancang oleh perusahaan untuk mengolah data menjadi informasi. Keputusan yang baik adalah keputusan yang mendatangkan hasil sesuai dengan yang diharapkan. Hasil yang baik akan mendatangkan keuntungan secara terus menerus bagi pembuat keputusan. Apabila keputusan selalu mendapatkan hasil yang baik, perusahaan dapat memiliki keunggulan bersaing (competitive advantage), sehingga dapat memenangkan persaingan. Dengan demikian, system informasi diharapkan dapat mendatangkan competitive advantage bagi perusahaan atau organisasi. Manfaat Sistem Informasi Bagi Perorangan Perorangan yang terlibat dengan system informasi perusahaan diantaranya adalah para manajer, para operator, dan para pelanggan. Para individu ini harus membuat keputusan yang sesuai dengan perannya. Masing-masing keputusannya memerlukan informasi yang akurat. Perhatikan table berikut ini : Pembuat Keputusan Jenis Keputusan Informasi yang Diperlukan Manajemen Menentukan harga jual produk Menaikkan gaji karyawan Biaya Produksi Biaya operasi perusahaan Operator Membeli barang yang akan dijual Mengatur jadwal karyawan Barang yang ada di gudang beserta harganya Jumlah karyawan dan tugasnya. Pembeli Membeli barang dari perusahaan Membeli tunai atau kredit Harga dan jenis barang Syarat-syarat kredit dan pembayaran. Pengaruh Sistem Informasi bagi perusahaan Tujuan utama dirancang suatu system informasi adalah dapat digunakan untuk mencatat berbagai transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan dapat digunakan untuk menyajikan berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen. Namun apabila system informasi tersebut sudah dapat digunakan dengan baik, dapat mendatangkan keuntungan-keuntungan lain bagi perusahaan. Keuntungan tersebut dapat dilihat sebagai berikut : 1. Mempercepat pembuatan keputusan. Manajemen, karyawan, pemasok dan pelanggan perusahaan, seringkali harus membuat keputusan yang cepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan cepat dapat dihasilkan oleh system informasi yang baik sehingga dapat menyajikan informasi yang baik dengan cepat. 2. Menghalangi pesaing baru utnuk memasuki pasar. Sebagai contoh, perusahaan penerbangan baru akan sulit bersaing dengan perusahaan penerbangan lama bila tidak memiliki system informasi yang baik. Bank baru akan sulit bersaing dengan Bank lama karena tidak mempunyai jaringan ATM yang kuat. 3. Memungkinkan kerja sama dengan perusahaan lain, bahkan dengan pesaing, misalnya perusahaan penerbangan yang memiliki jurusan Semarang-Jakarta, tetap dapat melayani penumpang yang ingin terbang dari Semarang ke Medan, dengan mengajak perusahaan penerbangan lain untuk menerbangkan penumpang bersangkutan. 4. Memungkinkan diciptakannya perusahaan, yang terdiri atas berbagai perusahaan di berbagai tempat atau di berbagai bidang, sebagai contoh sebuah rumah sakit yang sekarang berisi berbagai layanan yang biasanya ada di daerah bisnis, misalnya warnet, wartel, apotek, fotocopy dan masih banyak lagi. Sebuah pompa bensin yang dulunya hanya merupakan tempat menjual bahan baker, sekarang juga menyediakan berbagai layanan supermarket, wartel dan lain sebagainya. Menurut James A. O’Brien, manajer harus memiliki lima pengetahuan yang cukup untuk dapat memanfaatkan system informasi dengan baik. Kelima pengetahuan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut : Masing-masing kebutuhan pengetahuan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Konsep dasar system informasi. Konsep dasar system informasi meliputi pengetahuan mengenai komponen-komponen system informasi dan cara kerjanya. Komponen ini termasuk juga pemakai system. 2. Teknologi Informasi. Teknologi informasi yang harus diketahui para manajer meliputi berbagai perangkat yang diperlukan oleh perusahaan untuk mengembangkan system informasi. 3. Pengembangan system informasi. Topic ini meliputi teknik perencanaan, pengadaan dan penerapan system informasi didalam perusahaan. 4. Aplikasi bisnis. Aplikasi harus yang harus diketahui para manajer adalah berbagai aplikasi yang dapat mempermudah dan mempercepat proses bisnis, baik yang sudah tersedia dipasar maupun yang harus dikembangkan sendiri oleh perusahaan. 5. Tantangan manajemen, tantangan bagi manajemen merupakan berbagai pengetahuan pendukung yang dapat meningkatkan kinerja dan kualitas system informasi, misalnya mengenai keamanan system (security), privasi pemakai (privacy), dan berbagai strategi pemanfaatan system informasi.